清华财务总监班之私车公用的税会处理

单位来了客人，让员工开自己的车去接一下，这个费用怎么出?老板自己的私车一直放公司，对员工说，你们要办事就都开这个车去，老板的车很多，这个车就一直放公司大家用了。那车辆发生的费用怎么能入到公司账上?员工自己的车平时都是自己使用，平时为单位市内办事，市外短途出差开了自己的车，这个费用怎么出?以上问题，我相信大部分公司都能遇到。特别是目前很多国企公务用车都改革了，单位基本只保留了仅有的几辆供接待客人使用的公务车，其他的员工办事基本没有公车使用，那这种问题就越发凸显出来了。以交通补贴的方式处理公务员公车改革后，就是按照级别给不同级别的人发放不同金额的车辆补贴，当然这部分补贴就是工资薪金的组成部分，同一级别的人每个月补贴金额是一致的，那么有了这个津贴，你平时办事这些就不能再单独报销任何费用了。这是一个好办法，一方面不需要发票报销「当然也有采取用发票报销方式领取补贴」，但不管你是直接现金方式发放还是报销方式向职工支付的收入，均应该视为个人取得公务用车补贴收入，按照工资薪金计算缴纳个人所得税。《国家税务总局关于个人因公务用车制度改革取得补贴收入征收个人所得税问题的通知》(国税函[2006]245号)第一条规定，因公务用车制度改革而以现金、报销等形式向职工个人支付的收入，均应视为个人取得公务用车补贴收入，按照“工资、薪金所得”项目计征个人所得税。注：对于这种交通费补贴，计算个税，各地还有不同的标准，标准以下免税，标准以上征税，这个需要看各地的具体政策。另一方面，标准固定，方便核算和管理。单位人人有份，统一发放或统一报销的补贴都并入工资计税也并没有任何税务风险。但是这里面有个问题，就是不能兼顾公平。补贴发放只考虑的级别差异，但是同一级别的人由于工作性质不一样，出门办事的频率肯定不一样，比如二哥是跑税的，我经常要出去办事，另外一个岗位是总账会计，一年到头也没几次出门的。当然也有企业为了公平合理，按照工作性质也额外加了一个岗位额外补贴「特殊岗位多发点」，来平衡这种差异，这样做的话就更合理了。但是，你考虑的再周全也有临时额外任务的发生，固定的补贴永远考虑不到临时任务。这种情况下也好办，那就是单位在每个月度薪酬考核时候，可以加入出车单制度，员工对自己额外非岗位本职工作的临时出车事项以及里程「这个需要公司以制度方式定下来，主要要包括里程的补贴金额」以填写出车单方式提出补贴申请。经过审核「这个审核流程就看公司具体的管理要求」后增加到每个月工资里面。这点有点类似加班费，多加班了就多发点。好了，以上就是一种做法，采取车辆补贴方式来解决。这种处理方式的优点：核算简单，可以不需要发票直接发放，标准统一，企业容易计算和管理。这种处理方式的缺点：全部计入员工个人工资，对于用车多的人来说，个人所得税负担重，形成我出去办事多，我申请的交通补贴就多，补贴的金额如果在刚好能弥补了我的自用车辆费用没什么盈余了的话，我拿的多反而我的个人所得税扣多，最后算下来我自费出门办事最后还亏了，干的多拿的少的现象又出现了。这比较要命!建立报销制度据实报销方式好了，我们再来看私车公用的其他处理方式，很多单位不想把这个当成一个人人都按标准享有的补贴来发，他们觉得，我员工自己开车为公司办事，事项合情合理，发生的费用就应该报销。为什么没有问题?很简单，《基本准则》第十六条规定企业应当按照交易或者事项的经济实质进行会计确认、计量和报告，不应仅以交易或者事项的法律形式为依据;第三十三条规定费用是指企业在日常活动中发生的、会导致所有者权益减少的、与向所有者分配利润无关的经济利益的总流出。我私车公用发生的费用完全是满足会计准则费用定义的要求，是企业日常活动中发生的与企业生产经营相关的费用，我按照经济实质进行会计确认，计量和报告，没有任何问题!如果你不入账反而不能反映企业真实业务，那才是隐匿费用，会计信息失真的表现。会计有《准则》，还得制定报销凭制度。《准则》是个方向，具体企业管理中还得在准则的框架下建立符合企业经营管理的财务报销制度，这样大家都以统一的标准来进行报销核算，在业务真实性考察上才更符合内部控制和管理要求。没有规矩就不成方圆，如果这个人报销是这个标准，其他人又是另外一个标准，那对于费用真实性问题就存在漏洞，也会导致会计信息失真。所以，建立制度是关键!你可以单独制度一个私车公用报销制度，也可以在公司差旅费报销制度下加入私车公用的相应规定。制度其实主要规定报销流程和报销相关单据，当然私车公用涉及员工安全问题二哥觉得也很有必要规定一下。报销流程和单据就是具体怎么做?填写那些单据，准备那些票据?包括出差前提出出车申请单「出差时间、出差地点、出差事由等」，出差完成后的出差总结报告，出差人员需要提供的报销表格式「包括实际出差天数、发生的实际费用、里程数等」具体出差过程中的过路费、停车费等费用可以凭票填写报销单，油费这块处理主要可以采用里程数来报销并配以相应的合法合规的加油费发票。制度里面规定主要的出差地点，一般长途出差公司不会允许自己开车的，都是省内出差，所以把省内主要的市州公里数以制度的方式固定下来，实际出差就按照制度规定的里程采取每公里定额报销多少钱的方式计算。制度建立好了后呢?制度建立好后，就按照制度执行，报销后直接可计入差旅费。涉税问题这个大家比较关心关键的涉税方面嘛，大家感觉更关心，其实我们会计首先还是要关心的准则对核算的要求，税务的东西也重要，但是不是做账的主导。可能税法现在真的太严格了，所以大部分会计看问题很多时候都没从会计核算角度看问题，首先就是税法满足条件不，感觉就是只要税法允许，我就能报销，其实这根本就是两回事。我们在日常核算中肯定是先考虑会计制度要求，税法的合规性要求我们也必须审视，报销制度如果和税法规定有差异，要么你就调整制度，要不你就进行纳税调整。正常情况下，我们都是既要满足核算要求，又不产生纳税风险，所以会计制度制定完后，我们就要看看税法上符合要求不，然后再反过来调整制度，让其满足税会双要求。企业所得税也有规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出、包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得税额时候扣除。其实关于实报实销这种情况，实务上并没有明确的规定。只是说允许扣除的费用必须真实合理。但是真实合理这个就不好说了。前面为什么要求大家建立完整的出车制度，其实不就是在证明业务的真实合理吗?如果就拿几张油费发票就处理了，这个可信度就没有那么高了，被税务局纳税调整的风险就大了。具体来说，关于发票，这种报销涉及发票有通行费发票、加油票、停车票。制度应该规定都凭票报销，这样避免做假行为，保证税务检查是对合理性的解释。因为发票真伪，开票日期会佐证出差的真实性，发票上有出差的时间和地点显示。至于发票抬头，通行费发票基本是通用机打发票，没法打公司抬头，目前通行费电子发票需要开具公司抬头发票。停车票定额发票为主更莫法打。加油票必须打印成公司抬头。个人所得税方面，这些费用都是员工发生的与企业生产经营有关的费用，和任职没有关系，性质等同于差旅费，二哥觉得完全不需要代扣个人所得税。因为以实际发生的费用来报销也不属于国税函2006年245号文中规定的取得的补贴收入，这仅仅是个人因公出差实际发生费用的报销而已。员工并未因此获得收益。但是请注意，这个也有地区执行差异，比如四川税务，要求员工私人车辆用于公司经营活动，没有签订租车合同或协议，直接报销相关费用，应并入工资薪金所得，扣缴个人所得税。所以对于这种方式处理，还是要做好和当地税务的提前沟通，特别是一些大型企业，私车公用较频繁、涉及金额大的。