浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程（2018年10月8日）

一、主要手续1、填表:请登陆浙江大学全日制研究生信息系统填写“因公出国境申请”（出访时间请严格按照邀请信填写，具体邀请函内容要求请参考《浙江大学关于因公临时出国（境）审批与管理工作的规定》http://www.ir.zju.e.cn/_upload/article/files/ee/dd/29403963414899641be67453ccbb/baf5ea71-011c-44cd-b03a-e3b7bb4ad709.pdf），填写完整后导出打印表格。请办理两份原件表格，一份留学院，一份自己留存。2、其他材料：除因公出国境申请表，还需准备官方正式签名的邀请信（须有邀请人手写签名，复印件即可，如邀请信为非英语语种书写，必须附上导师签名认定的中文翻译件）等。3、审核：将上述纸质材料备齐，交导师和学院（系）审核。纸质表格由导师、学院研究生科、学院党政等签署意见、盖章。学院（系）网上审核通过并留存纸质申请材料。学院（系）网上审核通过后，即可办理后续手续。为确保记录准确，研究生院将在出访当月进行网上审核。网上申请一旦审核通过，出访时间将无法更改；如将晚于申请表上所填写的月份出行，请提前联系研究生公派出国办公室以便及时修改信息。如因签证等原因没有最终出行请办理“实际未出国”，见“三、其他注意事项”。二、后续手续1、如办理签证需要，请根据http://www.ir.zju.e.cn/2018/0928/c165a851807/page.psp通知流程前往学院（系）开具派遣证明。2、若尚未办理护照，请持一份因公出国境申请表复印件到保卫处审核，办理户籍处理手续（详见保卫处《各类户籍证明及身份证补办手续流程》），再到公安局办理因私护照。3、若有报销任务，凭因公出国境申请表、院系盖章的签证费、保险费发票等相关原始票据至学校计财处办理，无需事先至行政服务办事大厅外事处窗口领取出国、赴港澳任务批件。校派等特定项目的财务报销请参考各项目相关通知。三、其他注意事项1、定向、委培生申请出国（境）：需提交本人工作单位人事部门签字盖章的单位同意派出函，再按照“一、主要手续”办理，并同时到本人工作单位办理出国（境）手续和出国（境）任务批件。2、出国(境)时间超出学习期限：出国（境）前需先至学院研究生科办理完成延长学习期限手续：登陆浙江大学研究生信息服务平台，填写并打印“浙江大学研究生学籍异动申请表”。在“学籍异动”一栏内选择“异动申请”，异动类型为延长学习年限；填写内容为：延期时间（异动起始截止日期）、异动事由。3、出国(境)时间(90天以上)有变更：请及时电话通知学院；若不通知，将按原申请时间办理学籍手续（出国申请审核通过后，自动生成学籍异动记录）。4、变更出国(境)时间（限申请一次）：若因学习、研究需要确需变更出国(境)时间，请办理变更出国(境)时间手续。手续办理程序：在派出时间到期前一个月登陆系统填写国外状态变更——延期/提前回国，并上传所需材料：延期/提前回国申请表、国外导师邀请延长函（须附延长期限内的经济资助证明）/提前回国国外导师同意函，留学基金委资助证明（仅国家公派留学人员提供）以及其他特殊情况证明文件，由国内导师及所在学院审核同意，研究生院审核通过（如为国家公派项目联合培养研究生需学校出具同意公函的，请下载《浙江大学国家公派国外状态变更申请表（出国留学延期回国提前回国转校转导师）》模板，结合实际情况修改后上传至系统。审核通过后可在系统中下载正式公函扫描件）。5、实际未出国：如已填写出国申请、学院（系）及研究生院均已审核通过但实际未出国，请根据实际情况撰写实际未出国境情况说明（内容包括本人在读信息，本次申请出国境信息，未出国境原因），导师签署意见并签字，学院（系）分管领导签署意见并签字加盖院章，请在研究生管理系统-因公出国（境）-回国资料-“回国资料上传”中选择“实际未出国”，并将实际未出国境情况说明扫描件和相关证明材料扫描件合并成一个pdf文件后上传。学院保留纸质版文档。四、返校手续返校后，请及时办理返校手续，否则无法做学籍恢复处理，以致影响岗位助学金的发放和医疗保险的办理。岗位助学金相关事项请咨询学籍管理办公室（紫金港校区海洋大楼403，88981401）。1、入境复学办理：填写“回国资料上传”。  请在“因公出国境-回国资料”填写并上传回国资料。 “护照出国回国日期”填护照上盖章的出入境时间；并将护照基本信息页面、出入境记录盖章页、回国总结、在外照片等制成一个pdf文件后上传到系统，校派、人文社科、学术新星计划、短期交流项目等项目回国资料具体要求请参考项目要求。网上填写信息后打印表格，本人持浙江大学公派出国研究生回国报告书、回国总结、护照原件等相关资料至学院办理入境复学手续，学院网上审核通过并将纸质材料留档。2、报到或学籍注册：回国手续研究生院网上审核通过后，请到学院（系）办理报到或学籍注册手续。如果过了注册时间，请学院负责注册的老师发邮件到研究生管理处学籍办公室（wl@zju.e.cn）申请补办注册，请在邮件中注明学生的姓名、学号、申请补注册的原因。岗位助学金发放问题请参考因公出国境研究生岗位助学金发放说明。3、得到“国家公派研究生项目”和其它国家留学基金项目资助的研究生回国后，若需提取国家公派留学人员保证金，请本人持护照和已填写完毕的“国家公派留学人员回国报到提取保证金证明表”（请留基委网站下载最新版本）原件和复印件各一份，到紫金港办事大厅7、8号窗口（88981563）办理国内推选单位报到手续。提取保证金的后续手续按国家留学基金管理委员会要求办理。研究生培养处2018年10月8日