2015“国家公派研究生项目”录取人员派出手续办理程序

一、领取国家留学基金委下发材料：       1. 录取文件（通知书及名单电子版请在QQ群里下载）       2. 出国留学资格证书（中文1份）       3. 《留学人员资助证明》（2份/人）       4. 《资助出国留学协议书》（6份/人）       5. 《出国留学人员须知》及提取保证金证明表（自2013年起只有电子版）       请仔细阅读《出国留学人员须知》，有关办理护照、签证、签订和公证《资助出国留学协议书》、交存保证金、定购机票等手续需按要求办理。         二、研究生登录“浙江大学研究生新系服务平台”，填写“因公出国申请”，出访任务选择：如为博士项目，请选择“国家公派-联培”或“国家公派-攻博”。，如为硕士项目，请选择“国家公派-攻硕”或“国家公派-联培硕士”。本科生请先将姓名+浙大学号发送至luye07@zju.e.cn进行系统登录授权（如之前网上申请时已授权无需再次授权），并登录出国系统页面http://grs.zju.e.cn/cg/page/student/tzgg.htm进行操作。提交后打印，学院/系、导师审核并签字盖章，网上审核通过后，学院/系留存纸质材料。        1、出访经费来源的填写：“在外费用”、“国际旅费”栏填：国家留学基金委资助。         2、导师签意见、所在学院/系审批(一式二份)        3、纸质材料学院/系留存一份，自己留存一份         4、无须计财处审核         5、若须办理护照，请复印一份交保卫处办户籍        6、签证后，若出访时间有变更，请务必告知各学院/系研究生科相关老师及时进行修改         7、公证后的一份《资助出国留学协议书》，交研究生培养处公派出国办公室        三、攻读博士学位研究生还需办理如下手续：         1. 户口、档案：可迁出或不迁出        如迁出，户口迁回生源所在地，档案托管在生源所在地人才交流中心        如不迁出，填写户口不迁出申请书，（见附件一）（一式三份），档案留学校存放在学院/系，填写档案托管学院/系申请书，（见附件二）（一式三份）   2.  申请自动退学手续      1) 非毕业班硕士生、博士生，必须办理自动退学申请手续，签证手续办完后生效：       登陆浙江大学研究生教育管理信息系统，填写《学籍异动申请表》，异动类型为“退学7（公派留学）”；异动事由：国家公派研究生项目攻读博士学位（附国家公派文件复印件），签字盖章后纸质材料交至研究生学籍管理办，玉泉校区教11-222。       2)  在我校攻读硕士、博士一年以上，已修满规定学分，可申请硕士、博士肄业证书。       3)  若不办理申请自动退学手续，学校将发文做自动退学处理。         以下四至六项办理时间上不分先后：       四、办理护照 1、 持《浙江大学因公出国或赴港澳台人员申请表（研究生用）》复印件到保卫处办理：户籍证明联系单；       2、校区所属派出所：户籍证明；       3、 公安局：护照(因私护照)         五、签订《资助出国留学协议书》并到市级公证处办理公证事宜        1. 西湖区公证处：联系人：王美娟  联系电话：87992769；        西湖公证处《资助出国留学协议书》办证须知        2.担保人（若为浙大老师）的在职证明（下载附件模块，根据自己信息修改）由所在学院的组织人事科开具；       3. 公证后的其中一份《资助出国留学协议书》，请交研究生培养处公派办（玉泉校区教11-212）留存。如在外地，也可邮寄，邮寄地址：浙江省杭州市西湖区浙大路38号浙江大学研究生院教11-212。邮编：310027，联系电话：87951124。其他五份的去处见《出国留学人员须知》。        六、联系国外留学院校取得合格的邀请信或入学通知书原件       合格的邀请信或入学通知书：       1、内容：留学身份           起止日期（具体到年月）和留学期限           费用/学费支付情况           说明访问目的/留学专业（研究课题）           外语水平       2、形式：原件或传真件，电子版无效       七、申办签证及预定机票        1.登录中国留学网“公派留学”页面 查询办理派出国签证需准备的材料、要求、注意事项；        2. 将准备好的签证申请材料邮寄或直接递交到教育部出国人员上海集训部（地址：上海市虹口区东体育会路410号，电话：021-65440013,传真号码：65442187，网站：http://jxb.shisu.e.cn）或教育部留学服务中心办理签证申请）；        3. 需面签的国家须自行申办签证，如美国、德国等；        4.凭签证、护照到教育部出国人员上海集训部或教育部留学服务中心预定机票       八、向留学基金委交存保证金        九、出行       1.凭相关材料到教育部出国人员上海集训部或教育部留学服务中心领取签证、机票、报到证（按《出国留学人员须知》要求办理）。        2.  抵达留学国家后十日内到使馆办理报到手续。在报到时向教育处（组）出示留学基金委出具的《国家留学基金资助出国留学资格证书》 和教育部出国人员上海集训部或留学服务中心出具的《国家公派留学人员报到证明》。       3.留学期间应遵守留学国的法律和法规,遵守留学院校的规章制度和纪律；应自觉接受驻外使（领）馆的管理；与学校、学院/系、国内导师保持经常性联系。      十、留学期间--留学变更情况申请手续、学习进展情况汇报的办理       1.咨询驻外使（领）馆教育处（组），并征得同意。       2.联合培养博士研究生若确需更改在外留学状态，如延期回国、提前回国转校、转导师等，请在到期前一个月登录浙江大学研究生信息服务平台系统填写国外状态变更——延期回国，上传附件扫描件，包含：留学基金委资助证明、国内外导师同意函（需签名），导师及所在学院签字盖章后的国家公派出国留学人员申请表。院系网上审批通过，留存上述纸质材料。（提前回国等其它申请流程一致）       3.攻读博士学位研究生若确需更改在外留学状态，请将留学基金委资助证明、国内外导师同意函（需签名）、国家公派出国留学人员申请表扫描件发至zhty@zju.e.cn。      4.学校将盖章后的公函扫描件发给申请人，供申请人交给驻外使（领）馆教育处（组）办理“延期回国/提前回国/转校/转导师”申请手续。每位同学留学期间限办理一次变更手续，请合理安排研修计划。      5.留学期间与使（领）馆及国内推选单位保持经常联系、定期向使（领）馆、学校汇报学习进展情况，填报《国家公派出国留学人员学习/研修情况报告表》。        十一、回国       回国后请提交以下材料：       1.填写完整的“国家公派出国留学人员回国报到提取保证金证明表”（2013以后版本，留基委网站下载），本人持护照和该表原件至紫金港办事大厅7、8号窗口（88981563）审核和出具推选单位意见。       2．联合培养博士生还需登陆浙江大学研究生信息服务平台，填写“回国资料上传——因公出国境回国”。“护照出国回国日期”填护照上盖章的出入境时间。并将总结、报告、照片、护照出入境记录盖章页扫描件等制成一个pdf文件后上传到系统。网上填写并打印，导师签字、 学院盖章后，学院网上审核通过和留存纸质材料，再去学籍办（紫金港海洋大楼403）或学院注册。     咨询电话：88981407研究生院公派办。 附件下载1、浙江大学“国家公派研究生项目”录取人员不迁户口申请表.doc2、浙江大学“国家公派研究生项目”录取人员档案托管申请表.doc